PROFIL DE POSTE
Intitulé du poste à pourvoir : Directeur technique administratif et financierPays :REPUBLIQUE DU CONGO Base :Brazzaville Date de démarrage : Contexte du poste :
THE ASPINALL FOUNDATION (TAF) www.aspinallfoundation.org est un Fondation Anglaise qui est présente au Congo (département du Pool Nord ) et réalise des activités de protection des Gorilles dans le cadre du Projet Lesio-Louna depuis vingt ans. Le projet PROFADELL2 est la continuité d’une initiative antérieure que vise à assurer un développement local favorable à la conservation des écosystèmes des aires protégées. Il s’implante dans 23 villages de la périphérie de la Réserve Naturelle des Gorilles de Lésio-Louna (RNGLL) sur le plateau Batéké pour une durée de 5 ans. Le montant global du projet est de 1.084.000€ ; 56% est financé par la Union Européen et 44% est finance par le programme CARPE. TAF intervient avec deux partenaires dans la mise en œuvre: les ONG Congolaises ECOTUR et APPC. Le Ministère de l'Economie Forestière est associé à l'action qui répond aux besoins suivants : i) améliorer les capacités des associations villageois de gestion des microprojets. ii) Augmenter les activités des associations ( élevage caprin, plantation d'arbres, tourisme communautaire, etc. , iii) promouvoir le respect des limites de la Reserve National de Gorilles Lesio-Louna et iv) l'application de la loi de lutte anti braconnage. Durée du poste à pourvoir : contrat de minimun 2 ans, renouvelable pour 5 ans. Durée période d'essai: 3 mois Avis de résiliation: 3 mois DESCRIPTION DU POSTE Objectif général : Coordination des activités administratives et financières du projet PROFADELL 2 et assurer le respect des normes de justification des bailleurs (EU et CARPE)
Tâches et responsabilités
Objectif 1 : Gestion administrative et financière du projet PROFADELL 2
- Veiller à la bonne mise en œuvre des procédures administratives et financières imposées par les
Bailleurs.
- Responsable des demandes de versements des fonds aux bailleurs
- Vérifier la conformité de l’accord de partenariat entre TAF et ses partenaires (vérification des pièces
comptables, du bon suivi des procédures, etc.)
- Respecter les procédures d’achat imposées par les bailleurs
- Elabore les dossiers d'achat
- Suivre les inventaires.
- Assure le classement des documents du projet.
- Suivi et supervision du travail de l’assistant administrateur national
Objectif 2 : Gestion budgétaire
- Evaluation des moyens nécessaires à la mise en œuvre du projet, en collaboration avec les responsables de volet et le coordinateur du projet.
- Autorise chaque dépense du projet et assure la disponibilité des fonds au niveau du budget.
- Effectue un suivi budgétaire mensuel pour chaque bailleur.
- Optimise les dépenses du projet en fonction des disponibilités budgétaires.
- Evite le double emploi des fonds
- Présentation et négociation des propositions de changement, amendement du budget si nécessaire.
Objectif 3 : Supervision de la comptabilité du projet (réalisée par l'assistant comptable national)
- Superviser le contrôle des factures ainsi que le double archivage mensuel;
- Superviser la saisie des données comptables dans le logiciel comptable ;
- Contrôler les pièces justificatives ;
- Contrôler physiquement le comptage des caisses;
- Superviser la tenue du livre de banque et les pointages et les rapprochements bancaires ;
- Contrôler la liasse comptable mensuelle et en assurer l’envoi au Siège dans les délais prévus.
- Participe à la clôture mensuelle comptable avec le siège (contrôle des imputations comptables,
analytiques et budgétaires, lettrage des avances, virements internes,…)
Objectif 4 : Trésorerie
- Organiser les flux de trésorerie relatifs au projet PROFADELL 2
- Coordination avec les partenaires ECOTOUR et APPC de la mise à disposition des fonds: réalisation des prévisionnels des dépenses et supervision des justifications des fonds.
- Contacts réguliers avec les Responsables Volet et le Coordinateur de Projet pour déterminer les coûts couverts par le projet, anticiper les besoins de fonds, etc.
- Contrôler mensuellement le niveau de trésorerie du projet ;
- Définir et suivre le schéma des flux de trésorerie du projet et assurer les transferts de fonds
Objectif 5 : Rapports
- Veiller à la préparation du reporting en adéquation avec les contraintes imposées par les bailleurs
- Assure la production ainsi que l’archivage des rapports financiers intermédiaires et finaux selon
les délais et formats des bailleurs ;
- Responsable de la réalisation des rapports financiers mensuels;
- Responsable de la compilation et consolidation des rapports narratifs chaque trois mois en collaboration avec le coordinateur de projet et les responsables de volet;
- Responsable de la présentation aux bailleurs des rapports intermédiaires et finaux en temps et en forme.
Objectif 6 : Suivi opérationnel:
- Suivi global des opérations TAF au Congo, en collaboration avec l'administrateur national.
- Suivi des activités du projet sur le terrain, discussion avec le coordinateur de projet et les responsables volet.
- Participe a l'analyse opérationnel avec le Directeur Overseas et Contrôleur Financier de TAF UK.
- Réalise des visites sur le terrain au moins chaque 3 mois
- Suivi de la mise en application des orientations opérationnelles et financières de TAF UK. .
Objectif 7 : Gestion du personnel national:
- Responsable de la rédaction des contrats en collaboration avec l'administrateur national de TAF et en lien avec le juriste.
- Contrôle et suivi de la gestion du personnel national .
- Appui à la gestion du personneldes partenaires ( ECOTOUR et APPC) associés au projet Profadell 2
- Appui au travail de l'administrateur du Projet LESIO LOUNA
Objectif 8 : Relations avec les bailleurs de fonds et partenaires contractuels
- Maintien et développement des relations de travail avec les bailleurs.
- Développement et suivi des communications avec les bailleurs.
- Assiste le coordinateur de projet avec « Relations Publiques » avec les national autorités au niveu du Conseil Départementale de Pool et les partenaires et associés du projet.
Objectif 9 : Communication avec TAF UK :
- Responsable de tenir informé les responsables du projet du siège de l'évolution du projet.
- Solliciter la validation des rapports avant les envoyer aux bailleurs.
Objectif 10 : Réalisation des contrats avec les fournisseurs:
- Prépare et Gère les contrats de location des maisons et bureaux
- Prépare les termes de référence pour les contrats de services externes ( consultants, formations, etc.)
Objectif 11 : Visibilité
- Garant de l’image de TAF dans le pays, collabore avec le coordinateur de projet, pour l'élaborat6ion des différents documents et publications du projet ( rapports, mémoires, articles …)
- Participe a la planification des actions de visibilité et de communication en collaboration avec les bailleurs.
- Suivi de la mise en œuvre des activités de visibilité.
- Assure le respect des normes de visibilité et communication des bailleurs.
Modus Operandi :
- Bien que le directeur administratif et financier soit basé à Brazzaville, il a l’obligation de se déplacer sur le terrain pour maintenir un suivi direct des activités,
- Bien que ses interlocuteurs privilégiés sont les responsables TAF UK di siège, le Coordinateur de Projet et les Responsables de Volet, il devra établir une relation directe avec les responsables des partenaires ( APPC et ECOTOUR) afin de suivre de manière adéquate l’évolution du projet au niveau technique, administratif et financier.
- Un des aspects fondamentaux du rôle du directeur administratif et financier est d'assurer avec l’appui du Coordinateur du Projet, la justification du projet en temps et en forme. Il devra créer une dynamique, établir un climat de confiance permettant un échange constructif d’idées et d’opinions, afin d’enrichir l'opérationnalité de TAF dans le pays et réaliser des rapports qui reflètent la réalité du projet. COMPOSITION DE L’EQUIPECapitale BRAZZA
1 assistant. admin.
1 assistant. comptable Terrain
1 Coordinateur Projet
2 Responsables Volet Nombre et personnes à gérer 5 Personnel local : coordinateur projet + responsables volet + assistant admin. + assistant comptable
- staff administrative des ONG partenaires ( APPC & ECOTOUR) QUALIFICATIONS / EPERIENCE / PROFIL Niveau d’études / connaissances spécifiques souhaitées :
Diplôme supérieur en Economie, Gestion, Administration et/ou Développement
Ce poste requiert une grande capacité d’analyse et de décision ainsi qu’une grande force de proposition / innovation et une aptitude particulière pour le travail en équipe élargie multidisciplinaire et multiculturelle.Expérience nécessaire : OUI - IMPERATIF Profil :
Solide expérience en finance et en management.
Expérience préalable en gestion de projet de développement avec financement de plusieurs bailleurs.
Expérience en Afrique centrale.
Une connaissance du contexte Congolaise en particulier constitue en atout.
Connaissance de l’environnement bailleur ( Union Européen , CARPE ) est un atout.
Connaissance des procédures Europe Aid, FED, etc. préalable serait un avantage.
Bonne maîtrise de l’outil informatique nécessaire.
Bonne capacité d’écoute, de communication et d’analyse, capacité de rédaction et de synthèse, aptitude marquée pour la gestion d’équipe, rigoureux.
Souplesse et adaptabilité. LANGUES
FRANCAIS :
parlé lu écrit
IMPERATIF ANGLAIS :
parlé lu écrit
HOW TO APPLY:
ContactAmos Courage
The Aspinall Foundation Overseas Projects Director
Port Lympne Reserve
Kent CT21 4PD, UK
